Smart Finance
To tool or not to tool Laatst bijgewerkt: 18 februari 2016

Op elk vakgebied is het relevant; het hebben van goed gereedschap. Waar een kok het verschil kan maken in zijn gerechten door het gebruik van goed materiaal, krijgt een automonteur een klus een stuk sneller gedaan als hij de auto op de brug kan zetten. Het bedrijfsleven combineert de laatste jaren tooling voor big data en predictive analytics met gebruiksvriendelijke en krachtige visualisatie-tools. Die moderne techniek kan je op voorsprong zetten, als je dit gereedschap goed gebruikt. Het kan het verschil opleveren tussen een logge organisatie met mokkende werknemers of één-druk-op-de-knop rapportages en werknemers die toegevoegde waarde leveren.

‘Het goed implementeren en gebruiken van zo’n tool kan enorme voordelen opleveren voor een bedrijf’

Goedkoop is duurkoop

Net als bij fysiek gereedschap, geldt ook bij digitale tools voor bedrijven dat goedkoop vaak duurkoop blijkt. Diverse scenario’s zijn daarbij mogelijk:

  • Een bedrijf investeert wel in een goede tool, maar heeft niet goed onderzocht of de tool wel bij de behoefte van de organisatie past. Dit resulteert in een mismatch van capaciteiten van de tool en de specifieke behoeftes van het bedrijf, met risicovolle en tijdrovende ‘work-arounds’ als gevolg.
  • Een bedrijf investeert wel in de juiste tool, maar besteedt vervolgens geen aandacht aan het uitvoeren van noodzakelijke upgrades. De organisatie werkt dan op een bepaald moment met een versie van de software die niet meer ondersteund wordt door de leverancier en moet fors investeren om de opgedane achterstand recht te trekken.
  • Een bedrijf investeert wel in de juiste tool en voert ook de noodzakelijke upgrades door, maar traint vervolgens niet de werknemers die met de tool moeten werken. Zij weten dus niet hoe ze met het aangereikte gereedschap moeten werken.
  • Een bedrijf investeert niet in een goede tool, maar kiest voor een kleinschalige, bewerkelijke of zelfs huisgemaakte tool. Dit levert op termijn bijna altijd compatibiliteits- en/of schaalproblemen op. Verder loopt de organisatie het risico dat specifieke kennis van de tool ‘onder de motorkap’ verloren gaat wanneer de ontwikkelaars van de tool vertrekken.

Uiteraard zijn er ook uitzonderingen. Er komt steeds meer open-source software op de markt waar je gratis gebruik van kunt maken. Anderzijds is die software voor bedrijven vaak weer niet gratis en het vormt geen oplossing voor de lange termijn door de onzekerheid van het product.

Financial tools

Mijn vorige blog stelt dat je als financial van nu extra waarde kan toevoegen aan je organisatie door slim om te gaan met de tools van deze tijd. Nu volgen wat meer concrete voorbeelden van hoe je als financial die moderne gereedschappen in je eigen voordeel kunt gebruiken. Ik maak daarbij onderscheid tussen Financial Accounting en Management Accounting.

financial tools

Financial accounting

Voor het opmaken van de boeken bestaan er al geruime tijd tools. Veel van het werk dat je vroeger handmatig moest doen, gebeurt nu ‘automatisch’ in tools. Automatisch in die zin dat je de boekhoudregels in de tool bouwt en de tool ze voortaan voor je uitvoert. Een voordeel hiervan is uiteraard tijdbesparing. Een nadeel, of eigenlijk meer een kans voor de financial om uit te blinken, is dat als er iets veranderd moet worden in de boekhoudregels binnen de tool, je wel moet weten hoe dit moet.
Kleine bedrijven met een relatief simpele organisatiestructuur kunnen voor hun boekhouding vaak nog wel uit de voeten met Excel of een kleine boekhoud-tool. Multinationals die gegevens van diverse onderdelen moeten consolideren, hebben het lastiger. Krachtige consolidatiesoftware kan deze bedrijven helpen de complexere boekhoudregels te automatiseren. Maar ook voor deze tools gaat de gereedschapsmetafoor op. Een meer complexe tool heeft vaak een langere gebruiksaanwijzing. Dit zorgt ervoor dat bij veranderingen specifieke kennis nodig is, zowel van finance als van de tool.

Management accounting

Naast de verplichte rapportages gebruiken veel bedrijven management accounting cijfers voor hun interne sturing. Denk bijvoorbeeld aan het budget en de forecast-cijfers. Ook voor de management accountant geldt dat er diverse oplossingen in de markt zijn voor hun problemen. Van eenvoudig en moeilijk schaalbaar (Excel) tot geavanceerde oplossingen die voor grote organisaties een soepel budget- en forecasting-proces mogelijk maken (bijvoorbeeld TM1).

Reporting

Voor financial en management accounting is het belangrijk dat bedrijven het proces voor het opleveren van de rapporten zover mogelijk automatiseren. Onnodig veel tijd gaat nog verloren bij bijvoorbeeld de financiële jaarafsluiting. Na automatisering in bijvoorbeeld een consolidatie- tool gaat de ‘last mile’ van het afsluitingsproces vaak nog gepaard met handmatige, tijdrovende en risicovolle acties. In een eerder artikel ga ik dieper in op de te behalen winsten in deze stap van het afsluitingsproces.

To tool or not to tool?

Wat moet een financieel manager/directeur/CFO meewegen bij een investeringsbeslissing over financiële tools? Ik betoog in dit blog dat we technisch zover zijn dat we complexe financiële bedrijfsprocessen kunnen vangen in een financiële tool. Het goed implementeren en gebruiken van zo’n tool kan enorme voordelen opleveren voor een bedrijf. Dat vraagt er wel om dat een bedrijf tijd en geld investeert in de volgende zaken:

stappenplan

 

Auteur: Joris van den Boogaard, Planning & control consultant bij Kadenza


Whitepaper
DOWNLOAD