Smart Analytics
Self service BI, hoor bij de beste 10%! Laatst bijgewerkt: 26 mei 2016

Self service BI tools vinden de laatste jaren gretig aftrek. Intensieve informatiegebruikers als marketeers, data analisten en business controllers zijn voortdurend op zoek naar nieuwe trends en verbanden in steeds meer en grotere databronnen. En daarbij willen ze niet afhankelijk zijn van de hulp van IT professionals of verouderde oplossingen die niet de analysefunctionaliteit bieden die ze zoeken. Dus gaan ze zelf op zoek naar hulpmiddelen om interne en externe databronnen te ontsluiten en gegevens te analyseren en visualiseren. Zo worden softwaretools als Tableau en Qlik in de organisatie geïntroduceerd. Krachtige tools met een enorm gebruiksgemak, standaard connectoren en geweldige analyse- en visualisatiemogelijkheden die de data analist een vrijheid geven die eerder ondenkbaar was. 

Gartner voorspelt

Analisten van Gartner voorspellen dat de opmars van self service BI niet te stoppen is:

“By 2017, Most Business Users and Analysts in Organizations Will Have Access to Self-Service Tools to Prepare Data for Analysis.”

Gartner waarschuwt daarbij wel voor de gevaren van deze ontwikkeling en de mogelijke chaos die kan ontstaan. Zo is de verwachting dat nog geen 10% van de self service BI initiatieven voldoende maatregelen voor data governance kent, met alle negatieve (business)effecten van dien. En daar wordt het interessant. Want ga jij ervoor om bij die 10% te horen? Of gebruik je die verwachting om self service BI tools met hand en tand buiten de deur te houden omdat je bang bent voor chaos en onveilige situaties? Ook in dit geval geldt dat angst een slechte raadgever is.

Geen chaos

Relatief jonge softwareproducten als Tableau en Qlik scoren uitermate goed in het Magic Quadrant van Gartner. Het voordeel dat beide leveranciers hebben is hun specialisatie. Zij investeren maar in één oplossing: gebruiksvriendelijke software die niet-IT’ers in staat stelt zelfstandig data te analyseren en visualiseren. Grote gevestigde softwareleveranciers hebben veel minder focus op self service BI en kunnen daardoor niet dezelfde mogelijkheden bieden als Tableau en Qlik. Mogelijkheden die business analisten in staat stellen om nieuwe trends en verbanden te ontdekken in hun data en daarmee hun organisatie op voorsprong te zetten.

We kunnen dus beter op zoek naar manieren om self service BI tools gestructureerd in te passen in het bestaande IT landschap, zodat we het beste van twee werelden verenigen. In dit artikel laat ik graag – op basis van mijn ervaringen bij een groot aantal implementaties – zien dat een tool als Tableau meer dan voldoende functionaliteit biedt op het gebied van security en gebruikersbeheer. Maak je daar goed gebruik van, dan leidt de inzet van Tableau echt niet tot chaos. Ook niet in grote complexe omgevingen.

User Management

Tableau beschikt over een geavanceerd user management systeem (local authentication), maar biedt ook de mogelijkheid om authenticatie via Active Directory te laten verlopen, zodat gebruikers niet opnieuw aangemaakt hoeven te worden in Tableau én alle gebruikers automatisch de credentials krijgen van hun Windows login.

Active Directory groepen kunnen eenvoudig worden geïmporteerd in Tableau en tijdens dit proces wordt aangegeven welke ‘site role’ voor welke groep van toepassing is. Tableau kent de volgende rollen:

 

Tableau user roles

 

Uiteraard is er ook functionaliteit om de dagelijkse wijzigingen in Active Directory over te nemen. Het importeren van groepen hoeft maar één keer uitgevoerd te worden. Tableau houdt daarna de verbinding met Active Directory in stand en kan de geïmporteerde groepen handmatig of via een een job schedule synchroniseren. Gebruikers die bijvoorbeeld uit dienst gaan en uit de Active Directory worden verwijderd, worden ook uit desbetreffende groep in Tableau Server verwijderd zodat ze niet meer kunnen inloggen. Een wisseling van functie kan betekenen dat de desbetreffende gebruiker in een andere groep valt en daardoor andere rapportages te zien krijgt. Tableau Server biedt als controlemiddel rapportages die laten zien of en wanneer synchronisaties zijn geslaagd.

Autorisatie

De rollen in Tableau bepalen alle autorisaties van de aangesloten gebruikers. Per gebruikersgroep worden de autorisaties per project, workbook en data source vastgelegd. Om dit uit te leggen gebruik ik een voorbeeld waarin alleen gebruikersgroep Group A (en de daaronder vallende personen) toegang heeft tot het project “Productie A”.  Zoals te zien is, kan er binnen een groep per persoon nog worden afgeweken bij het vastleggen van autorisaties, zodat niet voor elke situatie een aparte rol hoeft te worden gedefinieerd.

 

Tableau permissions

 

Projecten worden meestal gebruikt om verschillende business domeinen van elkaar te scheiden. Een groep kan bijvoorbeeld toegang hebben tot een project met alle financiële managementrapportages, maar uitgesloten zijn van een project met verkooprapportages.

Security in de praktijk

Naast autorisatie op projectniveau kun je in Tableau binnen een project ook beveiliging instellen op het niveau van een workbook (een verzameling sheets met visualisaties en dashboards). Zodra een workbook gepubliceerd wordt naar de Tableau Server moet deze autorisatie worden ingesteld. In onderstaande afbeelding is te zien dat een workbook gepubliceerd gaat worden naar Project A en dat daarom alleen mensen die lid zijn van dat project dit workbook mogen zien (in dit geval personen die lid zijn van Group A). Nu wil ik echter dat medewerker B ook toegang krijgt tot dit workbook, zonder dat ik hem lid moet maken van Group A. Ook deze handeling is in dezelfde afbeelding te zien.

 

Tableau security

Row Level Security

Eén van de belangrijkste eisen bij self service BI is dat medewerkers alleen die informatie zien die ze mogen zien (bijvoorbeeld alleen een bepaalde regio, productgroep of afdeling), zonder dat hiervoor aparte dashboards moeten worden gemaakt. Hiervoor biedt Tableau de mogelijkheid van row-level-security. Hiermee zien verschillende personen die hetzelfde dashboard openen, alleen die informatie in het dashboard waartoe ze geautoriseerd zijn.  Denk bijvoorbeeld aan een HR-dashboard waarbij de individuele medewerkers alleen hun eigen gegevens zien, de manager op zijn beurt alle medewerkers in zijn team ziet en de HR manager alle medewerkers in het bedrijf ziet. En dat alles in één en hetzelfde dashboard.

Doorgaand op het vorige voorbeeld wil ik op een bepaalde grafiek toegang geven aan alle personen die lid zijn van Group A maar slechts beperkte toegang voor die ene Medewerker B. Medewerker B mag namelijk de verkoopinformatie van het segment “Consumer” niet zien. Ikzelf ben lid van Group A en zie daarom in tegenstelling tot Medewerker B alle segmenten.

 

 

Om dit te bereiken kunnen in Tableau zogenaamde user filters worden aangemaakt waarbij bepaalde data geheel of gedeeltelijk word uitgefilterd op basis van de rechten van de persoon die inlogt. Deze user filters worden gekoppeld aan de gebruikers of gebruikersgroepen die bekend zijn op de Tableau Server.

Desgewenst kun je ook nog verschillende user filters met elkaar combineren zodat er allerlei combinaties mogelijk worden zonder dat je steeds een nieuwe filter of gebruikersgroep aan moet maken.

 

Tableau user filters

Vooraf nadenken

Dit is slechts een beperkte greep uit de functionaliteit voor gebruikersbeheer en autorisatie in Tableau. Het voert te ver om alle functionaliteit hier te bespreken. Wat ik wil aantonen, is dat softwareproducten voor self service BI wel degelijk geavanceerde functionaliteit bevatten om ze op een beheersbare manier te implementeren in je organisatie. Wat dat betreft hoef je niet bang te zijn dat er chaos ontstaat. Ja, net als bij ieder ander softwareproduct moet je natuurlijk wel vooraf nadenken hoe je gebruikersbeheer en autorisatie implementeert en wie daarbij welke verantwoordelijkheid heeft.

Als IT afdeling doe je er verstandig aan op tijd self service BI tools te omarmen en goed in je IT landschap in te passen. De tools hebben namelijk zoveel te bieden dat gebruikers of afdelingen er op een gegeven moment zelf mee aan de slag gaan en dan ontstaat nou juist de chaos waar we zo bang voor waren!

Hoe ga jij die chaos voorkomen?


Whitepaper
DOWNLOAD