Smart Finance
Naar een fast close in zeven stappen Laatst bijgewerkt: 1 juni 2017

Al meer dan tien jaar help ik bedrijven om hun consolidatieprocessen te verbeteren. Financiële (stuur)informatie sneller, efficiënter en betrouwbaarder beschikbaar hebben, is voor veel bedrijven van groot belang. Niet alleen voor de financiële afdeling, maar ook voor andere afdelingen en externe stakeholders en toezichthouders. Organisaties waar ik over de vloer kom variëren in omzet van € 50 miljoen tot € 4 miljard, maar een grotere omzet betekent niet altijd dat consolidatieprocessen beter georganiseerd zijn. Vaak genoeg is het tegendeel waar. Maar al die bedrijven hebben één ding gemeen: ze willen hun financiële cijfers heel graag zo snel mogelijke beschikbaar hebben. In vaktaal noemen we dat Fast Close.

Wat is snel?

Als we het hebben over fast close, bedoelen we het zo snel mogelijk uitvoeren van het consolidatie- en rapportageproces om meteen na het afsluiten van een periode over de relevante stuurinformatie te beschikken. Maar wanneer kun je dan zeggen dat je snel bent? Je hoort bij de beste bedrijven op dit gebied als je in staat bent om je maandresultaten binnen 3 werkdagen, je kwartaalresultaten binnen 5 werkdagen, je jaarresultaten binnen 10 werkdagen en je budgetcyclus binnen 20 dagen af te ronden.

Waarom zo snel?

Het grootste voordeel van een snelle periode-afsluiting is natuurlijk dat iedereen binnen en buiten je organisatie eerder over relevante stuurinformatie beschikt en daardoor beter geïnformeerd naar de toekomst kan kijken. En als je als Finance afdeling business managers helpt betere beslissingen te nemen, wordt je vanzelf veel meer een gesprekspartner van die business in plaats van een leverancier van informatie.

In veel gevallen is er ook gewoon een hele praktische reden voor fast close: een harde deadline. Niet alleen beursgenoteerde bedrijven hebben daarmee te maken. Ook veel private bedrijven hebben krijgen deadlines opgelegd voor het opleveren van informatie. Deadlines van directie en bestuurders of van externe partijen als toezichthouders of overheidsinstanties.

Snel is niet simpel

Het klinkt misschien als een simpele opdracht, sneller consolideren en rapporteren, maar dat is het zeker niet. Anders konden al veel meer bedrijven hun financiële periodes snel afsluiten. Wat belemmert dan een fast close? Een paar voorbeelden uit de praktijk:

  • Wie kent ze niet? De haast berustende commentaren als “die afdeling is nu eenmaal altijd wat later met het opleveren van de gegevens” of “zo werkt dat nu eenmaal bij ons”. Fast close werkt alleen in een bijpassende bedrijfscultuur. Een cultuur waarin iedereen gemotiveerd is om snel te leveren en mensen elkaar daarop aanspreken. In het afsluitproces bepaalt de zwakste schakel het eindresultaat!
  • Zonder goed sponsorship vanuit de organisatie is het onmogelijk bindende werkafspraken te maken met alle partijen die betrokken zijn bij consolidatie en budgettering. Afspraken die essentieel zijn voor een geoliede fast close.
  • Veel bedrijven lopen bij de consolidatie van financiële gegevens uit verschillende systemen tegen allerlei complexiteiten aan die de doorlooptijd negatief beïnvloeden. Denk aan consolidatie tussen meerdere bedrijven in verschillende landen op basis van diverse valuta. Of aan informatie die vanuit slecht toegankelijke locaties moet komen. Maar ook steeds complexere wet- en regelgeving (bijv. IFRS) maakt consolidatieprocessen complex.

De obstakels ten spijt is er – met slim nadenken en een gestructureerde aanpak – voor veel bedrijven toch veel te winnen in de snelheid waarmee ze hun financiële periodes afsluiten. Daarvoor moet je wel uit de dagelijkse hectiek stappen en van een afstand naar je processen, werkwijzen en systemen kijken. Mijn advies is om daarbij de onderstaande 7 stappen grondig te doorlopen.

Stap 1: bepaal eerst wat je wil

Dat klinkt misschien als een open deur, maar veel organisaties redeneren vooral vanuit wat ze kennen (de huidige situatie). Ze focussen volledig op het sneller opleveren van datgene wat ze nu ook opleveren, meestal de volledige P&L en Balans. Terwijl de prioriteit juist bij specifieke stuurinformatie ligt, bijvoorbeeld de verkoopcijfers. Waarom dan niet eerst de verkoopinformatie opleveren en daarna pas de rest? Zo’n fasering zorgt ervoor dat de belangrijkste managementinformatie ook het snelst beschikbaar is, zonder dat je daarbij hinder ondervindt van andere cijfers die langer op zich laten wachten. In een volgende stap kunnen dan de intercompany cijfers, de P&L en de balans opgeleverd worden.

Een dergelijke fasering is voor ieder bedrijf anders. Denk daarom eerst goed na wat voor jou en je stakeholders de belangrijkste stuurinformatie is. En definieer ook goed wat voor jouw bedrijf eigenlijk ‘fast’ is. Wat is de gewenste opleversnelheid van informatie en wanneer ben je tevreden?

Stap 2: analyseer de knelpunten

Als je weet wat je wanneer wil kunnen opleveren, analyseer je waarom dat nu niet lukt door de huidige processen onder de loep te nemen en alle bottle necks daarin vast te stellen. Daarbij kijk je grondig naar de diverse boekhoudsystemen (general ledgers) en de manieren waarop data wordt aangeleverd en ingevoerd, en voer je gesprekken met de belangrijkste betrokken medewerkers. Het is handig om het hele proces daarbij in detail schematisch weer te geven en de knelpunten te markeren. Dat maakt al snel inzichtelijk welke delen van het proces verbeterd moeten worden en welke delen je misschien beter volledig kunt vervangen.

Tijdens deze stap kun je allerlei soorten knelpunten tegenkomen. Technische en procesmatige problemen, maar bijvoorbeeld ook het ontbreken van de juiste mensen of de benodigde (borging van) kennis. Let daarbij niet alleen op de doorlooptijd van stappen in het proces, maar ook op de kwaliteit ervan. Is alle financiële data compleet en correct?

 

Blog fast close

 

Stap 3: kijk naar best practices

Nu weet je welke problemen je waar moet aanpakken. Maar hoe doe je dat? Gelukkig ben je niet de eerste die hiermee bezig is. En nog mooier: veel van wat anderen bedacht hebben op dit gebied is herbruikbaar, zelfs als je in een totaal andere branche opereert.

Zo weten we inmiddels dat het beter inrichten van het intercompany proces één van de belangrijkste stappen is richting fast close. Door te zorgen dat alle tegenpartijen en rekeningen courant correct zijn opgevoerd in de general ledgers en bedragen tijdig afgestemd worden. En/of door af te spreken dat de vragende partij altijd gelijk heeft.

Je hoeft dus niet het wiel opnieuw uit te vinden, door ervaringsdeskundigen te betrekken kun je gebruik maken van allerlei best practices.

Stap 4: herontwerp je processen

Met die praktijkervaringen op zak, is het tijd om je consolidatieprocessen te herontwerpen vanuit het schema dat je in stap 2 getekend hebt. Voor alle knelpunten worden oplossingen gekozen en uitgedacht, liefst stap voor stap. Mijn ervaring is dat het beter werkt om steeds een onderdeel van het proces te ontwerpen en implementeren dan alles in één keer te willen aanpakken. Zo ervaar je hoe je aanpassing werkt en kun je vervolgens een volgende verbetering doorvoeren. Bedenk daarbij wel welke aanpassingen het grootste effect zullen hebben en begin daarmee! Meestal zijn dat de invoering van een fasering in de oplevering van informatie en het zorgen voor minder afhankelijkheid van IT-kennis door bronsystemen (general ledgers) geautomatiseerd te koppelen.

Stap 5: verander de cultuur

Een fast close is voor een groot deel mensenwerk en dus afhankelijk van het commitment van de mensen die een rol in het proces spelen. En als de doorlooptijd van je consolidatie bepaald wordt door de zwakste schakel, moet ook echt iedereen gedreven zijn om een goede bijdrage te leveren. Besteed daarom veel tijd om betrokkenheid te creëren door te vertellen waarom fast close zo belangrijk is voor je organisatie. Leg uit hoe het proces werkt, wat ervoor moet gebeuren en wat het oplevert. Meedelen dat ‘het moet’ en werkafspraken ‘over de schutting gooien’ is zeker niet de manier om tot een fast close te komen!

Stap 6: instrueer medewerkers

Breng alle betrokken medewerkers op de hoogte van de nieuwe werkwijze. Kijk niet alleen naar hun eigen werkinstructies, maar laat zien dat ze onderdeel zijn van een groter proces en bijdragen aan een bovenliggend doel. Door inzicht in het gehele proces krijgt hun werk meer context en zal de samenwerking en kwaliteit toenemen. Vergeet daarbij vooral ook niet de mensen die toeleverancier zijn van de gegevens die nodig zijn voor de afsluiting!

Uiteraard moeten medewerkers ook getraind worden in nieuwe werkwijzen, tools en procedures. Zorg daarom voor goede (online) trainingen en compacte, duidelijke werkinstructies.

Stap 7: neem je nieuwe proces in gebruik

En dan is het tijd om de (deel)aanpassingen in gebruik te nemen. Zorg dat je daarbij begint met de technische aanpassingen en zorg dat die goed werken, voordat je de gebruikers aanhaakt. Dat geldt zeker voor de aanpassingen die je waarschijnlijk in de bronsystemen moet doorvoeren, bijvoorbeeld om invoerfouten te herstellen. Heb je de aanpassingen in gebruik genomen, monitor dan frequent hoe het nieuwe proces bevalt. Wat gaat goed? Wat valt tegen of werkt niet naar behoren? Levert deze aanpassing de gewenste versnelling op? Op basis van de ervaringen kun je het proces verder aanscherpen en optimaliseren. Om vervolgens weer nieuwe verbeteringen door te voeren. Want je bent nog lang niet klaar na één stap!

Van verzamelen naar analyseren

Als je bovenstaande stappen doorloopt en je processen en systemen iteratief verbetert, zal je zien dat je periodeafsluitingen veel sneller kunnen dan ze nu gaan. Met slimmere processen, betere automatisering en opgeleide medewerkers. En dat levert tijd en energie op bij alle betrokkenen. Tijd en energie die je vervolgens kunt besteden aan het analyseren van de cijfers. Zodat je het verhaal achter de cijfers kunt ontdekken, in plaats van alleen maar bezig te zijn met het verzamelen van die cijfers.

Wat zou het voor jou betekenen als je iedere maand binnen 3 dagen je rapportages en analyses zou kunnen opleveren?


Whitepaper
DOWNLOAD