Smart Finance
Maak een einde aan je financiële spreaghetti! Laatst bijgewerkt: 8 september 2016

Het is het eerste gereedschap waar iedere financial naar grijpt om te analyseren en rapporteren: Excel. Het gebruik van Excel is zo ingeburgerd, dat we het overal voor gebruiken. Terwijl het eigenlijk een verre van ideale gereedschapskist is voor finance professionals, zeker niet in grotere en complexere zakelijke omgevingen. Excel is totaal niet toegerust voor professioneel financieel budgetteren en forecasten, waardoor dit voor veel bedrijven een enorm arbeidsintensief proces geworden is waarbij de inspanning en kosten niet meer in verhouding staan tot het resultaat. Nog los van de risico’s die die werkwijze oplevert. Er zwerven inmiddels honderden financiële spreadsheets door de organisatie, met even zoveel tabbladen, die ook nog onderling verbonden zijn. Kortom: één grote spreaghetti.

Je vraagt je af hoe bedrijven die zo werken nog aan de toenemende eisen (en regelgeving!) voor financiële verslaglegging kunnen voldoen. Die moeten toch wakker liggen van de bijbehorende aansprakelijkheidsrisico’s? Wacht jij tot het kalf verdronken is? Of demp je de spreadsheet-put voor het te laat is? Stap jij wel over op een ordelijke manier van werken met robuuste software? Tools die je veel werk uit handen nemen, zodat jij je bezig kunt houden met de zaken die er echt toe doen.

Blog Amarins van de Voorde

Zelf implementeer ik al een behoorlijke tijd software van IBM, TM1, bij financiële afdelingen van grote (ook multinationale) bedrijven. En ik zie daardoor dagelijks welke enorme verbeteringen het werken met zulke software kan betekenen voor een bedrijf. Ik zet de belangrijkste verbeteringen graag voor je op een rij.

1.  Betrouwbare en controleerbare cijfers
Als je er logisch over nadenkt, is de kans dat er géén fouten worden gemaakt in die spreagetti eigenlijk te verwaarlozen. Als je bedenkt wat er allemaal mis kan gaan, dan moeten er haast wel fouten in je financiële cijfers zitten. Fouten in een P&L of balans die jaar na jaar worden meegenomen. Want hoe gaat dat met Excel?

  • Als je gegevens in meerdere rapportages wilt gebruiken, dan sla je ze ook meerdere malen op. Probeer dat maar eens in sync te houden.
  • En hoe vaak ben je niet aan het knippen en plakken tussen verschillende Excel sheets? Niet de meest betrouwbare manier van datamanagement.
  • Je hebt spreadsheets vol met formules? Hoe groot is de kans dat je snel gemaakte type- of andere fouten in formules op het spoor komt?
  • En gebruik je één spreadsheet als ‘master file’, dan werken eventuele fouten daarin door in alle daarop gebaseerde bestanden.

En dat in omgevingen waar Excel bestanden met 20-50 tabbladen – met onderlinge verwijzingen – geen uitzondering zijn. Veel kans op fouten dus, en weinig manieren om te controleren op die fouten. Zeker als slechts een enkele persoon nog snapt hoe het bouwwerk van spreadsheets precies in elkaar zit.
Gebruik je software voor budgeting & planning, dan worden de financiële basisgegevens maar op één plek ingelezen, ingevoerd en opgeslagen. Deze data komen ‘enkelvoudig’ voor in de software. Ook formules en berekeningen worden op één plek gedefinieerd en gevalideerd. Bovendien zijn ze veel eenvoudiger uit te leggen en over te dragen. Rapportage-logica en gegevens zijn ontkoppeld van elkaar en niet verweven zoals in Excel. Fouten zijn daarmee veel minder snel gemaakt, maar ook veel beter op te sporen.

2. Autorisatie: je ziet wat je mag zien
Heb je wel eens geprobeerd spreadsheets te autoriseren op afdeling, business unit, productgroep of land? Dat is onbegonnen werk. Er zit niets anders op dan per bedrijfsonderdeel weer aparte bestanden maken. Want je wil afdelingen wel verantwoordelijk maken voor hun eigen cijfers, maar je wil niet dat ze elkaars financiële gegevens kunnen inzien. Of dat ze ook de geconsolideerde gegevens op bedrijfsniveau ineens kunnen zien.

Software als TM1 biedt uitgebreide mogelijkheden om dit soort autorisaties in te richten. Eenmalig, op de basisgegevens, zodat ze in iedere rapportage en elk overzicht doorwerken. Afdelingen zien dus hetzelfde overzicht, maar wel met alleen hun eigen cijfers. Dat scheelt niet alleen veel werk, het zorgt ook voor veel betrouwbaardere autorisaties. Zodat de ene business unit niet de uitgaven en inkomsten van een andere business unit kan zien. En de business unit afhankelijke bonusuitkeringen niet algemeen bekend zijn. En alleen HR personeel inzage heeft in de salariskosten.

3. Sneller en flexibeler analyseren en rapporteren
Excel lijkt misschien de rapportagetool bij uitstek, maar is dat wel zo? Denk eens aan de maand-, kwartaal- en jaarrapportages die je maakt. Eigenlijk zijn ze precies hetzelfde van opzet, alleen de titels en cijfers zijn anders. Dus waarom zouden dat drie verschillende overzichten moeten zijn? Iedere keer knippen, plakken en aanpassen. En als er dan nog iets verandert in de onderliggende cijfers, kun je weer drie rapporten handmatig aanpassen en controleren.

Met al je basiscijfers, formules en berekeningen netjes op één plek, hoef je hiervoor in TM1 maar één rapport te definiëren. Een rapport met een dynamische tijdselectie of een vrije keuze voor één of meerdere bedrijfsonderdelen. Door iedereen te gebruiken, waar nodig uit te breiden met extra berekeningen of te combineren met andere rapportages (bijvoorbeeld een P&L in combinatie met een KPI overzicht). Dat scheelt niet alleen tijd, het geeft je ook de ruimte om veel betere, mooiere en herbruikbare rapportages te maken in veel minder tijd. En vooral: voor de organisatie veel nuttigere rapportages.

 

TM1 toepassing Kadenza

 

4. Beter informatie delen en samenwerken
Samenwerken en informatie delen is niet zo makkelijk met Excel. Het komt al snel neer op spreadsheets heen en weer mailen, zonder centrale opslag. Daar gaat nogal eens wat bij mis. Bovendien kijk je altijd naar een momentopname, terwijl je vaak de meest up-to-date cijfers wil zien. En als je met een aantal collega’s samen verantwoordelijk bent voor het invullen van bepaalde gegevens, kan dat bijna niet anders dan door samen achter Excel te gaan zitten. Grote organisaties hebben te maken met meerdere bedrijfsonderdelen, soms geografisch gespreid, die gegevens moeten aanleveren. Binnen ieder bedrijfsonderdeel zijn vaak weer meerdere medewerkers betrokken bij het aanleveren van die gegevens. Een enorm tijdrovende en foutgevoelige klus…

Met goede software kan dat veel eenvoudiger! Met een goed ingerichte workflow kan er eenvoudig samengewerkt worden. Alle gegevens worden via een webapplicatie (dus op een centrale plaats) ingevuld en medewerkers zijn zo minder afhankelijk van elkaar bij het invullen ervan. Als iedereen klaar is, worden alle gegevens in één keer ingediend voor review. Voor een controller is het zo makkelijk om de regie te houden, terwijl iedereen toch zelfstandig zijn eigen bijdrage kan leveren.

Bovendien blijven alle rapportages binnen de software gekoppeld aan de onderliggende data, zodat ze altijd up-to-date zijn of door een gebruiker zelf ververst kunnen worden. Zo kan het niet meer gebeuren dat mensen naar verschillende cijfers kijken. Overzichten zijn altijd en overal via een centrale plek (webapplicatie) te raadplegen, dus het heen en weer sturen van bestanden is verleden tijd. Bovendien zijn de rapporten losgekoppeld van de onderliggende data, dus cijfers kunnen niet even aangepast of overschreven worden.

5. Experimenteren in de ‘zandbak’
Als financieel professional wil je graag ‘spelen’ en experimenteren met cijfers. Je wilt zoeken naar onderliggende verbanden, forecasten, scenario’s doorrekenen en what-if analyses doen. Even een aanpassing in de kosten doen en de gehele P&L en al je KPI’s opnieuw doorrekenen. En ben je tevreden over je scenario of analyse, dan kan je die met een druk op de knop als definitief opslaan.

In Excel kom je misschien al een aardig eind, maar software als TM1 biedt je veel meer en makkelijkere sand box mogelijkheden:

  • Scenario’s terugdraaien met één druk op de knop
  • De uitkomsten van een scenario opslaan als definitief met een paar muisklikken
  • Automatisch altijd de meest actuele data tonen
  • Originele waarden nooit per ongeluk overschrijven
  • Makkelijk ‘spelen’ met de cijfers, bijvoorbeeld een subtotaal aanpassen en dat vervolgens naar rato laten verdelen over de onderliggende kostenposten

6. Automatiseren
Goede financiële software geeft je mogelijkheden om bepaalde handelingen of berekeningen die vaak terugkomen makkelijk te automatiseren. Vooral als het gaat om complexere berekeningen, vergelijkingen of koppelingen zal je dat in Excel veel meer tijd en programmeerwerk kosten, als het überhaupt mogelijk is. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Koppelen van je rapportages met andere databases en systemen, zodat bijvoorbeeld actuals automatisch worden opgehaald en bijgewerkt
  • In je forecast rapportages voor de maanden in het verleden automatisch de actuals tonen (i.p.v. de forecasts)
  • Automatisch tonen van de op dat moment meest recente periode (huidige maand, kwartaal of jaar)

De ‘variabelen’ die je bij dit soort slimme rapporten gebruikt, kunnen bovendien op één plek door één persoon beheerd worden, zodat je zeker weet dat iedereen dezelfde instellingen gebruikt. Zo kijk je allemaal weer naar dezelfde informatie.

TM1 toepassing Kadenza

 

7. Je tijd besteden aan de dingen die er toe doen!
En tot slot de belangrijkste verbetering: tijd om je bezig te houden met al die dingen waar je nooit aan toekomt. Want is het niet zo dat je eigenlijk 80% van je tijd bezig bent met:

  • Bestanden voorbereiden (voor iedereen een eigen bestand)
  • Bestanden uitsturen
  • Via mail en telefoon contact houden om te zorgen dat iedereen alles goed invult en terugstuurt
  • Ingestuurde gegevens verzamelen, nalopen, valideren en controleren
  • Gegevens samenvoegen in één hoofdbestand
  • Het oerwoud aan mappen en bestanden beheren
  • Alle gevraagde rapporten maken of bijwerken met de meest recente gegevens

Zou het niet mooi zijn om al die (niet zo leuke) taken te automatiseren? Dat je maar één mail hoeft uit te sturen dat de gegevens ingevuld kunnen worden en je in één oogopslag ziet of iedereen netjes heeft aangeleverd. Dat alle gegevens automatisch samengevoegd worden en rapporten direct klaar staan. Zodat je 80% van je tijd bezig kunt zijn met:

  • Snel ad-hoc vragen van collega’s beantwoorden
  • Het écht analyseren en interpreteren van de (onderliggende) cijfers
  • Het zoeken naar zinvolle verbanden in de cijfers
  • Het beter voorspellen van de toekomstige ontwikkelingen

En als alle gegevens dan zo mooi in één systeem verzameld zijn, heb je ook ineens de mogelijkheden om op hele andere manieren naar de cijfers te kijken dan nu. Bijvoorbeeld door de P&L van verschillende bedrijfsonderdelen naast elkaar te zetten. Of door een kosten/baten analyse van producten, productgroepen of toeleveranciers te maken. Of door op zoek te gaan naar ‘kosten-drains’.

Opruimen maar!
Als het om eten gaat, heb ik niet zo’n moeite met het weerbarstige karakter van een bord spaghetti. Maar wat betreft financiële budgetten, planningen en rapportages heb ik het graag toch wat geordender. Dat bespaart me heel veel kostbare tijd, die ik kan gebruiken om echt waardevolle inzichten te vinden die het bedrijf verder helpen. En vanuit data governance oogpunt kan ik aantonen dat data controleerbaar betrouwbaar is en bovendien goed geautoriseerd. Dat wil toch iedereen?

Dus: wanneer begin jij met het opruimen van je spreaghetti?


Whitepaper
DOWNLOAD