Voorspelbare kosten ondanks onvoorspelbaar nieuws

In 2015 zond de NOS ruim 5.000 uur en ruim 4.000 uur radio uit. De taken van de omroep zijn
vastgelegd in de mediawet. Ruim 700 medewerkers verzorgen de uitzendingen van het NOS
Journaal, het NOS Jeugdjournaal, NOS Studio Sport, NOS Langs de Lijn, Met het Oog op Morgen,
het Radio 1 Journaal en NOS op 3. Daarnaast is de NOS verantwoordelijk voor Teletekst en nos.nl
en verzorgt de omroep in samenwerking met de andere publieke omroepen de verslaglegging van
grote nieuwsgebeurtenissen en calamiteiten.

De situatie

Financiële verslaglegging en forecast per periode zijn complex door een combinatie van zeer langlopende projecten en onvoorspelbare nieuwsgebeurtenissen.

De oplossing

Business intelligence oplossing met financiële- en personeelsinformatie voor slimme rapportage, prognose en disclosure management.

Het resultaat

Flexibel, snel en foutloos kunnen rapporteren per periode, project en programmacategorie aan budget- en toezichthouders.

Sturen op kosten

Voor een publieke organisatie als de NOS is transparantie naar de samenleving en de toezichthouders van groot belang. De NPO bepaalt jaarlijks het budget van de NOS en daarmee liggen de opbrengsten van de omroep grotendeels vast. De financiële besturing concentreert zich daarmee op het bewaken van de kosten. Een complexe taak door het unieke karakter van de NOS. Een jaar als 2016 waarin verslag wordt gedaan van het EK Voetbal en Atletiek, de Olympische Spelen en de verkiezingen in Amerika, is onvergelijkbaar met het voorgaande jaar. Bovendien wordt er vaak onverwacht uitgezonden over een natuurramp of ander groot nieuws. De kosten daarvan moeten in een andere periode gecompenseerd worden. Ook worden er vandaag al kosten gemaakt voor een gebeurtenis als de Olympische Spelen, die pas over 4 jaar plaatsvindt. Zo is de omroeporganisatie voortdurend bezig om uitgaven te prognotiseren en te (her)alloceren.

“Als er bijvoorbeeld een aardbeving is, moet er soms beslist worden om uit te zenden voordat de hoofdredactie er vanaf weet. Die kosten moeten in een andere periode gecompenseerd worden. Prognoses zijn daardoor moeilijk te maken.”
Harry van der Zwan, Informatiemanager bij de NOS

Voorspellen

Met zo’n complexe financiële huishouding over langlopende projecten, is het niet eenvoudig om inkomsten en uitgaven te rapporteren per maand, kwartaal of jaar. Ook het voorspellen van de uitgaven voor een langlopend project als de Olympische Spelen is behoorlijk ingewikkeld. Bovendien is er behoefte binnen de organisatie om opbrengsten en kosten op te splitsen naar programmacategorie en te weten hoe de uitgaven verdeeld zijn over TV, radio, internet en mobiel. Met de recente bezuinigingen op de publieke omroep wordt het sturen op kosten en het voorspellen van die kosten nog belangrijker. Daarom heeft de NOS veel tijd geïnvesteerd in het realiseren van een flexibele oplossing voor het rapporteren en prognotiseren van de financiële cijfers.

“Personeel maakt een groot deel uit van onze kosten en een flink deel daarvan is flexibel personeel. Het voorspellen van de benodigde capaciteit is essentieel om de kosten te beheersen”
Harry van der Zwan, Informatiemanager bij de NOS

IBM Cognos

Aan de basis van die oplossing staat een data warehouse waarin alle financiële- en personeelsinformatie samenkomt. Met diverse softwarehulpmiddelen wordt deze data omgezet in financiële rapportages en prognoses voor de verschillende managementniveaus en de externe toezichthouders. Financiële- en personeelsinformatie kan via elke gewenste doorsnijding geanalyseerd worden, bijvoorbeeld naar leeftijdscategorieën of gesplitst naar vast en variabel personeel. Iedere maand wordt afgesloten met een financiële rapportage met daarin een prognose voor ieder project. NOS schafte hiervoor bij Kadenza diverse IBM Cognos producten aan: Express, BI en TM1. Veel van de implementatie voert de organisatie zelf uit. Voor complexe vraagstukken wordt de hulp van Kadenza ingeroepen.

“Het voorspellen van onze uitgaven is behoorlijk ingewikkeld. IBM Cognos geeft ons inzicht in de actuele en voorspelde uitgaven per periode, project, uitzendcategorie en kanaal.”
Harry van der Zwan, Informatiemanager bij de NOS

Disclosure management

Sinds 2015 besteedt Harry ook veel aandacht aan het optimaliseren van het proces van afsluiten en rapporteren van financiële periodes. Met behulp van IBM Cognos Disclosure Management, wordt dit – voorheen grotendeels handmatige proces – geautomatiseerd, zodat perioden sneller en betrouwbaarder afgesloten kunnen worden. Veel handwerk is overbodig geworden door verslaglegging te parametriseren. Rapportagekenmerken als titels, beschrijvingen en periodenamen veranderen nu automatisch mee in de nieuwe periode. Prognose en realisatie worden automatisch overgenomen uit Cognos TM1. De kans op fouten, bijvoorbeeld omdat opmerkingen per ongeluk mee gekopieerd worden naar de nieuwe periode, is geminimaliseerd. Cognos Disclosure Management regelt ook alle autorisaties. Wie mag welke data inzien en aanpassen? De software levert op ieder moment inzicht in de workflow waarmee de verslaglegging tot stand komt.

 

“Cognos Disclosure Management biedt bedrijven volledige controle over het proces van financiële verslaglegging voor een snelle en betrouwbare periodeafsluiting.”
Joris van den Boogaard, Consultant, Kadenza

Operationaliseren

Met goed ingerichte IBM Cognos software en alle data geïntegreerd in een business intelligence oplossing kan de NOS iedere stakeholder op maat gesneden rapportages leveren. Snel, betrouwbaar en met zo min mogelijk handwerk. Ondanks de financiële complexiteit kan goed uitgelegd worden aan welke uitzendingen en kanalen het geld besteed wordt. Daarmee biedt het omroepbedrijf de transparantie die verwacht wordt van een publieke organisatie. En kan er op basis van betrouwbare prognoses tijdig bijgestuurd worden op de uitgaven. Zo wordt een onvoorspelbaar bedrijf toch voorspelbaar.