Smart Finance
De financial forecasting top 5 Laatst bijgewerkt: 22 december 2016

Het is alweer bijna kerstvakantie. Nog een paar dagen tijd om de laatste hand te leggen aan de plannen voor het nieuwe jaar. Nu de groei weer in de economie zit, worden er ambitieuze doelen voor volgend jaar gesteld. En het is aan de financiële afdeling om te bepalen welke uitgaven en investeringen er nodig zijn om die doelen te halen. Het vergt vaak veel overleg, afstemming en rekenwerk om tot een realistisch budget te komen. Een race tegen de klok om de begroting voor de jaarwisseling rond te hebben. Maar goed, als we dat achter de rug hebben dan zijn we weer voor een jaar klaar. Toch?

Regelmatig herijken

Helaas is dat wel wat veel organisaties nog steeds denken. Terwijl er zich binnen en buiten de organisatie onverwachte gebeurtenissen voordoen, blijft de financiële rapportage maand in maand uit de originele budgetten afzetten tegen de actuals. Terwijl iedereen allang weet dat de jaarcijfers veel hoger of lager gaan uitvallen. Als stuurinformatie heeft de afwijking van het budget daarmee geen waarde voor de organisatie. Hoe zou je daar immers op moeten acteren? Daarom zou je je budgetten gedurende het jaar regelmatig moeten ‘herijken’, op basis van een realistische voorspelling (forecast) gebaseerd op de situatie van dat moment.

Actionable

Een budget drukt vooral je ambitie uit. Je forecast is de reële verwachting op basis van alle informatie waar je op dat moment over beschikt. Lopen bepaalde producten harder dan verwacht? Bevat de sales pipeline onvoldoende opportunities voor de rest van het jaar? Blijven bepaalde (risico)regio’s achter? Zijn er grote veranderingen in de koers van de dollar of de olieprijs? Allemaal voorbeelden van gebeurtenissen die grote invloed op omzet of kosten hebben. Alleen als je goede forecast modellen bouwt die die informatie in acht nemen, ontstaat voor de business echte actionable informatie!

Sanity checks

Een goede financial forecast vraagt om onderzoek en het stellen van vragen aan de mensen die het dichtst bij de klant en de primaire processen staan. Een forecast houdt rekening met de afgesloten contracten, de orderportefeuille, de sales pipeline of trends in het boekingsgedrag. Als financial moet je ook ‘sanity checks’ kunnen doen op de antwoorden die je krijgt. Het verzamelen en checken van de benodigde informatie wordt dan een cyclus waar je steeds meer leert. Zeker als je achteraf, op basis van de realisatie, checkt hoe goed je forecast was én daar weer van leert!

Blog Kadenza

Realistisch kijken

Met een financial forecast gedurende het jaar kun je met een bepaalde zekerheid zeggen of je het budget wel of niet gaat halen. Door realistisch naar je bedrijf en de markt te kijken en niet alleen maar achter de ambitie van de directie aan te lopen.

Herkenbaar? En ben je op zoek naar tips hoe je een goede financial forecast maakt? Daar is heel veel over te vertellen, maar ik heb de top 5 voor je op een rij gezet.

1. Volg het ritme van je business
Forecasten betekent dat je regelmatig je verwachtingen toetst en bijstelt. Maar hoe vaak doe je dat dan? Liefst zo vaak mogelijk, maar niet vaker dan nodig! Het beste verhoog je de frequentie stapsgewijs, terwijl je de benodigde processen en automatisering inricht. Eerst per kwartaal en later misschien iedere maand. In sommige gevallen kan het zelfs zinvol zijn om iedere week te forecasten, maar dat hangt sterk van de dynamiek van je organisatie en je markt af. Voor veel bedrijven is goed forecasten een tijdrovende aangelegenheid door de complexiteit van de onderliggende business drivers. Dan moet iedere forecast wel zinvol zijn. Als je grote schepen of vliegtuigen bouwt, is het niet zo zinvol om vaker dan eens per maand te forecasten. Voor een e-commerce bedrijf in een competitieve markt waarschijnlijk wel. Eigenlijk volg je gewoon het ritme van je bedrijfsprocessen in je forecast frequentie.

2. Volg de geldstroom
In de praktijk kom ik het nogal eens tegen dat er alleen forecast wordt gemaakt voor de P&L. Dat levert natuurlijk heel relevante en bruikbare informatie op, maar het zou mooi zijn als die forecast ook wordt doorvertaald naar een goed onderbouwde voorspelling van de cash flow. Zodat je gedetailleerd kunt visualiseren hoe de cash ontwikkeling in de komende periodes eruit zal zien. Dat levert in veel bedrijven heel belangrijke en bruikbare informatie op waar direct op geacteerd kan worden. Bijvoorbeeld of je meer moet gaan lenen of juist vervroegd kunt aflossen. Of dat de aandacht op debiteurenbeheer vergroot moet worden om mogelijke cash flow problemen voor te zijn.

3. Don’t keep it (too) simple
Forecasten is niet gewoon de trends in je actuals doortrekken! Voor een goede voorspelling moet je graven in onderliggende business drivers als producten, diensten, klanten en distributiekanalen. Hoe lopen de verschillende producten? Wat zijn de ontwikkeling bij klanten en hoe beïnvloedt ons dat? Wat is het effect van de marketingcampagnes? Het begint bij het voorspellen van deze business drivers. De uitkomsten daarvan leiden vervolgens tot de financiele resultaten in de P&L, balans en cash flow.

Het bouwen aan een forecast is leren en experimenteren. Als je het niet analyseert, weet je ook niet of het invloed heeft! Het forecast proces gaat daarmee dus ook door je hele organisatie heen. Hoe beter mensen in de organisatie hun inzichten kunnen meegeven, hoe betrouwbaarder de voorspellingen. Daarbij moet de financial de business uitdagen om goed onderbouwde, haalbare voorspellingen te doen.

4. Meer detail is niet altijd beter
Graven in de business drivers betekent niet dat je ieder detail moet meenemen in je voorspellingen. Details die je niet daadwerkelijk kunt beïnvloeden, hoef je ook niet mee te nemen in je forecast. Let bovendien op dat je je niet gaat bezighouden met ‘schijndetails’. Details die vaak een enorme complexiteit met zich mee brengen, terwijl ze de forecast niet echt nauwkeuriger maken. Denk bijvoorbeeld aan het forecasten van de personeelskosten. Je kunt dat doen op basis van alle kosten op individueel medewerker niveau en voor alle specifieke regels over pensioenen en vakantiegeld. In de praktijk blijkt echter dat een voorspelling op basis van de salariskosten en overige personeelskosten per afdeling en/of functie nauwkeurig genoeg is. Dat werkt veel sneller en bovendien eenvoudiger in termen van privacy en beveiliging. Daar weegt een paar procent nauwkeurigere forecast niet tegenop. Zo’n gedetailleerde forecast zorgt ook voor een ingewikkeld proces waardoor het juist lastig wordt om de frequentie van forecasten te verhogen.

5. Denk in scenario’s
Een goede forecast laat verschillende versies van de toekomst zien. We kunnen niet in de toekomst kijken en moeten dus met verschillende scenario’s rekening houden. Wat als de olieprijs gaat stijgen? Wat als de koers van de dollar meevalt? Hoe ziet het eruit als die ene grote opdracht niet doorgaat? Je kunt bijvoorbeeld drie versies van een forecast maken, waarbij je het meest realistische scenario afzet tegen een worst case en een best case scenario. Als de dollar doet wat we verwachten dan zal dit de marge zijn, doet hij het 5% beter dan komen we hierop uit. Een andere manier is het werken met zekerheidsniveaus. Wat weet je 100% zeker? En waar kom je op uit met 85% zekerheid? Soms kan het zelfs zinvol zijn what-if scenario’s te bouwen voor specifieke gebeurtenissen, zodat de organisatie zich kan focussen op de (beïnvloedbare) gebeurtenissen met de grootste impact. Daarmee word je als organisatie veel actiegerichter.

Evenwicht

Goed forecasten vergt een efficiënt ingericht proces en de inzet van slimme software voor het verzamelen, integreren, controleren en analyseren van data. Zonder die voorwaarden zul je al snel merken dat je 80% van de tijd bezig bent met informatie verzamelen in plaats van het analyseren van die informatie. Dan is zelfs één keer per jaar forecasten al een te grote opgave. Realiseer je ook dat de antwoorden uit je forecast direct tot vervolgvragen leiden om tot goede acties te komen. Je moet als organisatie dus ook in staat zijn ad-hoc analyses te kunnen uitvoeren op al die onderliggende data.

Cultuurverandering

Erg interessant voor financiële professionals zijn de snelle ontwikkelingen op het gebied van artificial intelligence, machine learning en predictie analytics. Technologie die ons helpt om slimme voorspellingen uit enorme hoeveelheden data te halen, komt binnen handbereik van iedereen. Er zijn al diverse situaties (bijvoorbeeld in de medische wereld) waar machines die leren op basis van historische informatie, beter kunnen voorspellen dan mensen. Ook als financial kunnen we daar ons voordeel mee doen! Intelligente software die ons helpt om al die ingewikkelde scenario’s door te rekenen. Bovendien legt dat veel minder beslag op de tijd van mensen binnen de organisatie.
Die verschuiving van mens naar machine vraagt nog wel om een behoorlijke cultuurverandering op financiële afdelingen!

Heb jij al nagedacht hoe je die cultuurverandering vorm gaat geven?


Whitepaper
DOWNLOAD