Smart Finance
Finance Maturity Model – Van theorie naar roadmap! Laatst bijgewerkt: 13 juni 2018

Veel finance afdelingen zitten midden in een flinke transitie. Vroeger lag de focus vooral op financiële rapportage en compliance, maar dat is tegenwoordig niet voldoende. Organisaties verwachten een office of finance die kansen identificeert en strategische keuzes onderbouwt met waardevolle informatie. Finance moet sneller en slimmer inspelen op steeds strengere wet- en regelgeving en met analyses het verhaal achter de financiële cijfers tot leven laten komen.

Dat is een behoorlijk complexe uitdaging voor organisaties, want het vraagt om grote veranderingen op het gebied van personeel, organisatie, processen én technologie. Veel organisaties maken de fout die transitie eendimensionaal te benaderen. Ze zoeken de oplossing alleen in nieuwe technologieën, passen enkel hun financiële processen aan of zetten vol in op de kennis en kunde van hun medewerkers. Daardoor kan een finance afdeling voor onverwachte problemen komen te staan. Medewerkers hebben bijvoorbeeld onvoldoende training gehad om met de nieuwste tools te werken. Of door verouderde tooling loopt de jaarafsluiting vertraging op, waardoor de organisatie essentiële informatie mist om goed gefundeerde beslissingen te nemen. Voor een succesvolle transitie is het daarom belangrijk om gelijkmatig te ontwikkelen op ieder gebied.

Bij de transitie van een finance afdeling onderscheiden we vier verschillende ontwikkelgebieden. Iedere ontwikkeling in een gebied heeft direct of indirect invloed op de andere gebieden. We zetten ze kort op een rijtje:

  • Strategie & informatie: waar ligt de strategische focus? Welke bijdrage levert de finance afdeling daaraan? En op welke KPI’s moet worden gestuurd?
  • Organisatie & proces: zijn de processen geoptimaliseerd? Wordt technologie maximaal gebruikt? En is de organisatie voldoende gestroomlijnd?
  • Cultuur & gebruikers: past de cultuur bij de ambities die de organisatie nastreeft? En beschikken gebruikers over de vaardigheden om hun taken goed uit te voeren?
  • Tools & architectuur: welke mogelijkheden bieden hedendaagse tools? En worden deze op de juiste manier en in de juiste samenhang ingezet?

Bij elke stap van de transitie moeten finance afdelingen dus goed nadenken hoe ze zich op ieder gebied het beste kunnen ontwikkelen. Daarvoor moet je eerst weten waar je momenteel staat als finance afdeling.

Hoe volwassen is je finance afdeling?

Maar hoe bepaal je de volwassenheid van jouw finance afdeling? Dat doe je aan de hand van het Smart Finance Maturity Model. In een aantal stappen kijk je kritisch naar je eigen kernprocessen, zoals de afsluiting en consolidatie, training en ontwikkeling van medewerkers en beschikbare tooling. Ieder kernproces vergelijk je met de markt en je eigen ambities. Hoe staan andere bedrijven ervoor in hun transitie, waar is in onze organisatie verandering nodig om de ambitie te realiseren? Zo ontdek je waar je nog stappen moet zetten en in welke processen je al het beste jongetje van de klas bent. In het Maturity Model onderscheiden we vijf niveaus van volwassenheid:

  1. Basic: De processen voor financieel management zijn niet consistent en efficiënt. Er wordt vooral ad hoc gewerkt. Dit leidt tot chaos en knelpunten in de dagelijkse werkzaamheden.
  2. Developing: De financiële basisprocessen zijn efficiënt en consistent ingericht. Dagelijkse werkzaamheden verlopen redelijk goed, maar er zijn nauwelijks mogelijkheden voor groei en ontwikkeling van mensen.
  3. Defined: Processen voor financieel management zijn efficiënt en consistent ingericht. De financiële afdeling is ondersteunend aan de business, maar alleen in een stabiele situatie. De organisatie kan nog niet snel inspelen op veranderingen en nieuwe ontwikkelingen.
  4. Advanced: De organisatie kan effectief omgaan met veranderingen en spannende situaties met behulp van een professioneel systeem voor financieel management.
  5. Leading: De organisatie beschikt over state of the art processen en tools voor financieel management. Er wordt snel ingespeeld op veranderingen en nieuwe uitdagingen en strategische kansen worden herkend en opgepakt. Prestaties worden voortdurend geoptimaliseerd om de geplande doelen te behalen.

Bevind je finance afdeling zich vooral aan de linkerkant van het model, dan is er werk aan de winkel. Hoe verder je naar rechts staat, hoe volwassener jouw afdeling is. De meeste organisaties, zoals ook in bovenstaand voorbeeld, staan nog veelal links van het midden.

Hoe gebruik je het Maturity Model?

Om jezelf te toetsen aan het Smart Finance Maturity Model, moet je als organisatie een aantal cruciale stappen doorlopen. Dat begint met het stellen van een doel. Wat wil je bereiken met het Maturity Model? Wat is de aanleiding, en welke wensen en behoeften spelen er bij stakeholders? Lopen processen onvoldoende efficiënt, is er een strategische motivatie, schiet de besturing van de organisatie tekort, of is er een wens om meer uit technologie te halen?

Vervolgens haal je in verschillende lagen van de organisatie, zoals het managementteam, de directie en de finance afdeling, informatie op aan de hand van interviews en workshops. Hierdoor krijg je beter inzicht hoe de organisatie tegen de finance afdeling aan kijkt. Welke rol vervult finance in hun ogen? Waar liggen eventuele verbeterpunten? Wat gaat er al goed? Daarna breng je de belangrijkste processen en systemen in kaart en onderscheid je de meningen van de feiten. Op basis hiervan geef je alle aspecten van je finance organisatie in het Maturity Model een score.

Zo breng je in kaart waar je staat en waar je naartoe wilt. Op basis daarvan kun je een roadmap ontwikkelen om ervoor te zorgen dat je in de juiste richting blijft bewegen. In een roadmap formuleer je prioriteiten op basis van het Maturity Model. Zo kun je stap voor stap plannen waar je verbeteringen wilt doorvoeren en wat het moet opleveren. Door dit in korte, overzichtelijke stappen te doen, maak je er een continu proces van waarbij je opgeleverde producten ook meteen in gebruik neemt om ervaring op te doen.

Hoe kom je tot een roadmap?

  1. Overkoepelende visie: in kaart brengen wat je finance afdeling en stakeholders willen bereiken en wat je ambities zijn.
  2. Prioriteiten stellen: op basis van de scores in het Maturity Model breng je de prioriteiten van jouw organisatie in kaart. Door te kijken op welke gebieden de finance afdeling achterloopt of juist vooruitstrevend is, bepaal je waar de aandacht naar uit moet gaan.
  3. Gezondheidscheck: een kritische kijk of je de prioriteiten goed hebt bepaald. Is de volgorde in de te nemen stappen logisch of kan je beter eerst met andere zaken starten?
  4. Strategische initiatieven bepalen: om je prioriteiten te realiseren, moet je goed weten welke activiteiten daarvoor nodig zijn. Welke stappen moet je zetten om je te ontwikkelen op het gebied van strategie & informatie, organisatie & proces, cultuur & gebruikers en tools & architectuur? Komen alle gebieden voldoende aan bod of blijven sommige zaken onderbelicht?

Roadmap bepalen: in de roadmap stel je een tijdlijn vast met daarin alle strategische initiatieven. Die werk je uit in activiteiten en de op te leveren producten of diensten, je raamt de kosten en zet alle activiteiten uit in een projectorganisatie.

Doe de quickscan

Het Maturity Model is een goede graadmeter hoe jouw finance afdeling ervoor staat. Is er in jouw organisatie al een volwaardige office of finance of vervult finance nog te vaak de oude rol van ‘boekhouder’? Waar schiet finance nog tekort en waar heb je de zaken al redelijk op orde? Een gelijkmatige ontwikkeling waarbij je op alle gebieden vooruitgang boekt is het meest effectief. Het heeft weinig zin om op een gebied voor de muziek uit te lopen, terwijl op andere gebieden de prestaties achterblijven.

Welke prioriteiten moet jij stellen om finance naar een hoger plan te tillen?


Maturity Scan
DOWNLOAD