Smart Finance
Budgettering op z’n kop, 7 tips uit de praktijk Laatst bijgewerkt: 15 februari 2017

De afgelopen jaren heb ik diverse organisaties geholpen om hun budgetteringsproces efficiënter, effectiever en leuker te maken. Als ik voor het eerst bij een bedrijf over de vloer kom hoor ik vooral geklaag over het vaststellen van de budgetten. Voor de meeste mensen is het een tijdrovend karwei en leidt de communicatie binnen de organisatie over budgetten vooral tot frustratie en onbegrip.

Bij de meeste organisaties is de afdeling Finance de kartrekker bij het jaarlijks opstellen van de financiële budgetten. Uitgangspunt daarbij zijn meestal de strategie en doelstellingen, geformuleerd door de directie. De jaardoelen worden vertaald naar een budget in P&L-vorm dat besproken wordt met de budgethouders (vaak afdelingsmanagers). Zowel het verzamelen van alle informatie om tot een goed budget te komen als het afstemmen van dat budget zijn tijdrovend en – op meerdere fronten – frustrerend. Iedereen in de organisatie heeft het gevoel dat het anders kan, maar hoe dan? Hoe zorgen we ervoor dat budgetteren iets wordt om naar uit te kijken?

Laten we allereerst eens naar de twee belangrijkste oorzaken van het probleem kijken:

  1. De taalbarrière tussen de afdeling Finance en de budgethouders (de ‘business’)
  2. Een volledige top-down benadering van het budgetteringsproces

 

Blog Kadenza

 

Een taalbarrière? Ja, want waar de afdeling Finance praat in kostenplaatsen en grootboekrekeningen, praten afdelingsmanagers in business termen. Zij zijn immers verantwoordelijk voor het verbeteren van de verkoop, de ontwikkeling van nieuwe producten of het optimaliseren van de productie. Hoe zich dat precies vertaalt in ‘grootboek-taal’ is voor hun plannen niet relevant. Zij moeten bedenken welke prijsstijging nodig is om de benodigde omzetstijging te bereiken. Of hoe ze moeten reorganiseren om de gewenste kostenbesparing te bereiken. Of hoe ze kosten gaan besparen op de productielijn. Budgetten in P&L-vorm zijn niet alleen moeilijk te begrijpen voor deze managers, ze voelen zich er ook veel minder verantwoordelijk voor omdat ze niet in hun eigen taal zijn opgesteld.

 

Een andere reden dat veel managers weinig betrokkenheid en commitment voelen bij de financiële budgetten is de pure top-down benadering die meestal gekozen wordt bij het opstellen van die budgetten. De kans dat een budgethouder zich ook écht verantwoordelijk voelt voor zijn budget is natuurlijk veel groter als hij/zij initiatief kan nemen, inspraak heeft en zodoende invloed kan uitoefenen op de totstandkoming van de budgetten. Een bottom-up benadering dus. Waarbij managers vanuit de directie wel richtlijnen en uitgangspunten meekrijgen, maar zelf – in hun eigen taal – budgetten opstellen. Deze werkwijze levert weliswaar extra werk om de afdelingsbudgetten iteratief te consolideren tot een bedrijfsbudget dat klopt met de strategie, maar zorgt wel voor draagvlak en commitment in de organisatie.

 

Bottom up

 

In de praktijk blijkt dat het aanpakken van deze twee oorzaken een groot deel van de frustratie en tijdsdruk rondom het budgetteringsproces wegneemt. Maar dat klinkt makkelijker dan het is. Daarom heb ik zeven tips uit de praktijk voor je op een rijtje gezet.

1. Budgettering op zijn kop of niet?

Is jouw budgetteringsproces inderdaad top-down ingericht? En wil je dat zo houden? Dan moet je veel werk stoppen in het opheffen van de taalbarrière, dus het vertalen van je financiële budget naar business termen die begrijpelijk zijn voor afdelingsmanagers. Of werk je (gedeeltelijk) al bottom-up? Besteed dan vooral tijd om de uitgangspunten en randvoorwaarden uit te leggen, en de budgethouders noodzaak en belang van een goed budget uit te leggen. Zodat zij de verantwoordelijkheid voor de budgettering oppakken. Of kies je misschien voor een gecombineerde benadering waar Finance en de business elkaar in het midden tegenkomen? Vraag je vooraf goed af welke benadering voor jouw organisatie het beste werkt.

2. Eerst het proces

Het is verleidelijk om meteen op zoek te gaan naar software die je helpt om het budgetteringsproces efficiënter te maken. Het is alleen verstandiger om te beginnen bij het proces. Start met de afstemming en implementatie van het budgetteringsproces en laat je organisatie eerst aan de nieuwe werkwijze wennen. Doorloop een keer de gehele budgetteringscyclus en vraag tussentijds feedback om het proces te optimaliseren. Aanpassingen aan het proces zijn namelijk lastiger door te voeren als je eenmaal een tool hebt geïmplementeerd. Bovendien is het tegelijkertijd introduceren van een nieuw proces én een nieuwe tool meestal geen gelukkige combinatie. Die aanpak leidt vaak tot weerstand in de organisatie en bovendien is het moeilijk te zeggen of een probleem om een aanpassing aan het proces of in de software vraagt.

3. Niet alles in één keer

Neem de tijd voor de verandering van je budgetteringsproces. Probeer niet het volledige proces voor de hele organisatie in één keer aan te passen. Begin het liefst bij een bedrijfsonderdeel dat de meeste voordelen heeft bij de nieuwe werkwijze en waar de minste weerstand voor verandering te verwachten is. Gebruik de ervaringen van die eerste implementatie bij de uitrol naar de overige afdelingen.

4. Automatiseer

Start zo snel mogelijk met het automatiseren van datapreparatie en consolidatie. Eén van de meest tijdrovende activiteiten voor de afdeling Finance is het verzamelen en prepareren van alle benodigde informatie die nodig is om in gesprek te gaan met budgethouders over hun begroting. Ook het consolideren van de afdelingsbudgetten is een tijdrovende klus, die bovendien vaak onder hoge tijdsdruk uitgevoerd moet worden. Door juist deze activiteiten te automatiseren creëer je ruimte zodat Finance echt tijd heeft om in gesprek te gaan met afdelingsmanagers om gezamenlijk tot een beter (onderbouwd) budget te komen.

5. Voorkom spraakverwarring

Wees je bewust van de taalbarrière die er is tussen Finance en de business. Doe er alles aan om budgethouders de informatie die ze nodig hebben voor het opstellen van hun budget in hun eigen taal te verstrekken. Zo kunnen ze ook in hun eigen taal uitspraken doen over de haalbaarheid van hun budget en de plannen om het budget te realiseren. Business controllers kunnen een grote rol spelen bij het opheffen van de taalbarrière en het voorkomen van spraakverwarring. En ze kunnen nog meer doen! Namelijk de afdeling pro-actief (of zelfs strijdlustig) uitdagen om het beleid en de processen effectiever, commerciëler en rendabeler te maken.

6. Schaf een planningstool aan

Is je proces veranderd en wil je verdere efficiëntie bereiken door de inzet van software? Sta dan eerst stil bij de fase waarin je verandering zich bevindt. Als je nog niet helemaal klaar bent met je proces is het wellicht raadzaam om nog niet voor een volwaardig planningstool te kiezen, maar het voorlopig nog even bij Excel te houden. Benodigde aanpassingen zijn dan snel door te voeren en de meeste mensen in je organisatie hebben ervaring met Excel waardoor er geen extra weerstand optreedt. Ben je verder met de herinrichting van je proces en verloopt de afstemming tussen de business en Finance vlekkeloos? Dan adviseer ik je nadrukkelijk om naar een professionele ‘planning & budgetting tool’ te gaan kijken. Daarmee verhoog je niet alleen de effectiviteit en controleerbaarheid van het cijfermatige budgetteringsproces, je houdt er ook de controle mee over dat proces. Meer over de voordelen van zo’n tool lees je in het blog artikel “Maak een einde aan je financiële spreaghetti!” van Amarins van de Voorde.

7. Rapporteer en stuur bij

Zorg ervoor dat het opstellen van je budgetten geen eenmalige, jaarlijkse exercitie blijft, maar maak je cijfers geschikt voor tussentijdse voortgangscontrole. Een eerste belangrijke stap daarin is de opdeling van je budget in kwartalen, maanden of zelfs weken. Door de actuals regelmatig af te zetten tegen het budget kun je periodiek beoordelen waar zich afwijkingen voordoen en op basis van de laatste ontwikkeling aangepaste forecasts maken. Zo kan er tijdig bijgestuurd worden. Wil je weten hoe je zo’n financial forecast maakt? Lees dan ook eens het blog artikel “De financial forecasting top 5” van Jeroen Zeeuw.

Budgetteren wordt leuk!

Door het budgetteringproces beter in te richten, anders te communiceren en de juiste tools in te zetten, verminder je de tijdsdruk en frustratie die je nu ervaart. En belangrijker: budgetteren wordt er ook veel leuker door! Finance en de business krijgen de tijd om samen plannen te maken om de bedrijfsdoelen te verwezenlijken. Door het verhaal achter de cijfers beter te vertellen en afdelingen meer invloed te geven bij de totstandkoming van hun budget ontstaat vanzelf veel meer wederzijds begrip. En dat begrip zorgt voor het draagvlak en de betrokkenheid in de organisatie die nodig zijn om ambitieuze doelen werkelijkheid te maken!

Want zeg eens eerlijk, hoeveel plezier beleef jij eigenlijk aan je budgetteringsproces?


Whitepaper
DOWNLOAD