Smart Analytics
3 succesfactoren voor het perfecte dashboard Laatst bijgewerkt: 13 maart 2019

Leer in 7 minuten:

  • welke drie cruciale stappen je moet zetten om het perfecte dashboard te maken.
  • hoe belangrijk KPI’s zijn bij het opstellen van een goed dashboard.
  • welke belangrijke rol visualisaties, persona’s en user stories spelen in de ontwikkeling van een dashboard.

In ons vorige artikel schreven we over de inzet van een framework als ingrediënt voor een succesvolle smart analytics organisatie. De onderdelen Dashboards, Data science en Self Service vormen samen het smart analytics framework. In dit artikel gaan we in op het eerste onderdeel; we beschrijven stap voor stap hoe het perfecte dashboard gecreëerd kan worden.

Dashboards en rapportages zijn onmisbaar en waardevol voor bedrijven. Ze geven inzicht in de stand van zaken, wat er zich heeft afgespeeld en ze helpen bij het maken van de juiste (data gedreven) keuzes. Binnen ieder bedrijf hebben medewerkers behoefte aan dashboards en rapportages die zijn toegespitst op hun functie en de besluiten die ze moeten nemen. Tegelijkertijd eisen ze wel de flexibiliteit om zich te kunnen verdiepen in cijfers en zelf trends en verbanden te ontdekken. Hoe kunnen medewerkers in hun behoeften worden voorzien? Door hen dashboards te bieden die zijn geïntegreerd in de systemen waar ze dagelijks mee werken. Dashboards moeten, als onderdeel van het smart analytics framework, aan een aantal eisen voldoen die we hieronder zullen beschrijven.

Voldoen aan de behoeften van gebruikers met betrekking tot stuurinformatie vraagt om een gedegen aanpak en meer dan alleen kennis en beschikbaarheid van data en tools. Het is van belang om actiegerichte dashboards aan te bieden die aansluiten op het werk en de verantwoordelijkheid van de medewerkers. Maar hoe realiseer je dat perfecte dashboard dan? Door samen met de gebruikers drie cruciale stappen te doorlopen.

1. Duidelijke doelen geven richting

Een goed dashboard maakt de vertaalslag van de strategie van de organisatie naar de werkvloer; door die doelen waar een medewerker een bijdrage aan levert uit te drukken in KPI’s met normen en definities. Met deze KPI’s als uitgangspunt voor de ontwikkeling van dashboards, ontstaat richting en focus door de hele organisatie. Het is daarbij wel belangrijk om doelen op alle niveaus binnen de organisatie te definiëren en op elkaar aan te laten sluiten; zowel strategisch, tactisch als operationeel. Zo voorkom je dat bedrijfsonderdelen te veel uiteenlopen.

Een manier om doelen per niveau te definiëren en op elkaar aan te laten sluiten is het gebruik van een KPI-matrix. Zo’n matrix brengt alle KPI’s in beeld die gelden voor specifieke tijdsintervallen en verschillende organisatieonderdelen.

 

KPI - matrix

 

Met een KPI-matrix krijgen organisaties een beter beeld wat ieders bijdrage aan de doelstellingen is, welke KPI’s daarbij horen en wat de normering van die KPI’s is. Als de vertaling van KPI’s naar de verschillende organisatieniveaus op de juiste manier wordt gedaan, waarbij medewerkers KPI’s krijgen waarop ze echt kunnen acteren en het effect daarvan kunnen terugzien, kan dat bijdragen aan het creëren van draagvlak. Daarvoor is echter wel een cultuur nodig waarin KPI’s worden gezien als een middel om aan de organisatie bij te dragen en niet als een ‘stok om mee te slaan’. Verder biedt het organisaties de mogelijkheid om ieder dashboard af te stemmen op individuele KPI’s. Op deze manier kan iedere gebruiker zijn eigen werk beter doen en werkt iedereen in de organisatie – door de samenhang tussen de KPI’s – aan hetzelfde doel.

2. Kies de perfecte visualisatie

Goede visualisatie van informatie helpt gebruikers om data juist te interpreteren, snel inzicht te krijgen, in actie te komen en een verhaal te vertellen. Om verbanden en trends te ontdekken in grote hoeveelheden data hebben gebruikers behoefte aan slimme visualisaties van data. Niet alleen visualisaties die laten zien hoe een organisatie ervoor staat, maar vooral ook visualisaties waaruit gebruikers kunnen afleiden wat er te gebeuren staat. Een visualisatie dient dan niet als illustratie, maar moet daadwerkelijk aanzetten tot handelen.

Goed gevisualiseerde dashboards helpen gebruikers om snel afwijkingen en uitschieters te ontdekken en de onderliggende oorzaken en problemen te traceren. En om beelden te ondersteunen om verslaglegging interessanter en begrijpelijker te maken. Visualisaties moeten uiteraard wel aansluiten bij het werkterrein en de belevingswereld van de gebruiker.

Hoewel het misschien eenvoudig lijkt, is datavisualisatie een vak apart. Het is een combinatie van de juiste methodes en software om altijd de passende visualisatie bij het juiste probleem te bedenken. De grootste valkuil bij de ontwikkeling van een dashboard is dat je teveel informatie tegelijk wilt tonen over verschillende onderwerpen. Zorg daarom dat er altijd focus is. Bij het ontwerpen van het perfecte dashboard is het vooral de kunst om alles wat afleidt, weg te laten.

In de praktijk gaat het nogal eens mis als het gaat om de keuze van de juiste grafiektypen bij de juiste informatie en de manier waarop grafieken aangekleed worden:

  • Gebruik lijndiagrammen voor het visualiseren van chronologische of tijdgebonden data. Gebruik staafdiagrammen voor het onderling vergelijken van categorische data. Taartdiagrammen en gestapelde kolomgrafieken zijn zelden bruikbaar.
  • Hoe meer kleuren, objecten en afbeeldingen, des te rommeliger wordt je dashboard. Gebruik voor een aantrekkelijk dashboard dat de aandacht van de gebruiker moet vasthouden geen 3D objecten, schaduweffecten, metertjes, kaders en teveel kleuren.

Een dashboard moet geen statische rapportage zijn, maar een applicatie waar je doorheen navigeert. Dat betekent dat er ook zorgvuldig aandacht besteed moet worden aan het interactie ontwerp; welke informatie komt op welke pagina en hoe navigeer je door alle informatie heen? Is het voor de gebruiker altijd duidelijk waar hij is en waar hij naar kijkt?

3. Persona’s en user stories

Organisaties die willen dat werknemers betere beslissingen gaan nemen, moeten ervoor zorgen dat dashboards naadloos aansluiten bij de specifieke wensen van de gebruikers en alleen relevante informatie tonen. Dashboards moeten aansluiten op de werkzaamheden, achtergrond, werkomgeving en context van gebruikers.
Dat klinkt misschien logisch, maar toch staan in de praktijk bij de ontwikkeling van veel dashboards de beschikbare data en de functionaliteit van de gebruikte tools centraal, en niet de gebruikers. Daardoor is vaak niet duidelijk voor wie het dashboard bedoeld is en waar het eigenlijk voor gebruikt moet worden. Omdat informatie daarnaast ook nog regelmatig verkeerd geïnterpreteerd wordt is het van belang om voor dashboards en andere informatieproducten een gedegen user centered ontwerp te maken.

Het startpunt van een goed ontworpen dashboard is altijd een gebruikersonderzoek, waarbij de functie van gebruikers en het globale doel van het dashboard in kaart wordt gebracht. Er zijn verschillende methodes om gebruikersonderzoek te doen, bijvoorbeeld via gesprekken, bijeenkomsten etc. Het resultaat van gebruikersonderzoek wordt vastgelegd in persona’s. Een persona beschrijft een gebruikerstype en kan meerdere eindgebruikers vertegenwoordigen. Door een goed beeld van de gebruiker te vormen (taken, doelen, KPI’s), wordt het eenvoudiger om specifieker in te gaan op de behoeften.
Bovendien is het belangrijk om gebruikers te vragen naar de verwachtingen van het eindproduct. Breng het achterliggende probleem in kaart en laat de gebruikers aangeven hoe zij het gebruik van het product als oplossing van het probleem zien.

Op basis van de persona’s en een formulering van de verwachtingen kan de organisatie user stories opstellen. Hierin beschrijft een gebruiker in één zin wat hij wil en waarom hij dat wil. Om het probleem of proces in kaart te brengen kunnen scenario’s worden uitgeschreven of visueel zichtbaar worden gemaakt in een user flow.
Per user story kunnen de benodigde meetwaarden (bijvoorbeeld aantal clicks, omzet etc.) en dimensies (bijvoorbeeld afdeling, jaar etc.) bepaald worden. Om vervolgens per user story de benodigde visualisaties te ontwerpen en schetsen. Ook een globaal informatieontwerp is van belang om inzicht te krijgen in onderlinge stromen en context binnen het dashboard. Zo creëer je een goede usability van je informatieproduct en een goede user experience voor iedere gebruiker.

Hoe weet je of het goed zit?

Hoe ontwikkel je nu een dashboard dat écht gebruikt wordt? Zorg ervoor dat jouw dashboard:

  • die informatie levert die past bij de taken en doelen van de gebruiker.
  • aan een persoon gericht is die de informatie begrijpt en er actie op kan ondernemen.
  • op het juiste moment beschikbaar is, dus zodra de gebruiker een besluit moet nemen of hij de data nodig heeft bij zijn werkzaamheden.
  • op de juiste manier toegankelijk is, daar waar de gebruiker de informatie nodig heeft: op zijn mobiel, als onderdeel van een ander systeem of bij een klant.

Kortom, zet de gebruiker en zijn werk centraal, zodat je dashboards veel meer waarde gaan opleveren voor de organisatie!

Welke stappen ga jij zetten om perfecte dashboards te creëren?


eBook: De Smart Analytics organisatie
DOWNLOAD