Ontdek in dit artikel waarom Best-in-Class bedrijven: 
Topprestaties bereiken met de inzet van 28% minder mensen, 
5 keer sneller implementeren en dit 4 keer goedkoper doen dan branchegenoten.

IT en management zijn in toenemende mate bezorgd over de stijgende kosten van BI implementaties. Meer dan 30% van de respondenten heeft zelfs in een recente studie van Aberdeen Group aangegeven dat hun BI uitgaven in de afgelopen 2 jaar überhaupt niet zijn toegenomen. Het onderzoeksbureau bericht dat veel BI gebruikers hebben ervaren dat kosten gerelateerd aan regulier support en onderhoud in een voortdurend veranderende set van analytische en rapportage-eisen de gebruikspenetratie remt alsook de mogelijkheid om de Total Cost of Ownership te beheersen (total cost of ownership TCO).

Aberdeen’s benchmark onderzoeksrapport, Managing the TCO of Business Intelligence, stelt dat bedrijven hun management allerlei mogelijkheden onderzoekt om de gebruiksvriendelijkheid van BI voor niet-technische gebruikers te verbeteren. Lezers kunnen een kopie van dit volledige rapport downloaden via http://www.aberdeen.com/link/sponsor.asp?spid=30410182&cid=5863

Hoe kunnen bedrijven meer doen met minder? Het rapport, dat gebaseerd is op een onderzoek onder meer dan 190 specialisten bij 162 bedrijven uitgevoerd tussen maart en april, heeft bedrijven geclassificeerd met best-in-class resultaat dat gestoeld is op een terugkerend jaarresultaat voor 4 specifieke metrische onderdelen:

• 5,8 % verbetering op BI projecten die binnen budget worden afgerond (dit is meer dan 5 keer wat gemiddeld geldend is in de branche)
• 4,3% vermindering in de kosten-per-gebruiker van BI applicaties (dit is meer dan 4 keer wat gemiddeld geldend is in de branche).
• Een gemiddelde van 14 dagen om BI projecten af te ronden (dit is bijna 3 keer sneller dan gemiddeld in de branche en meer dan 10 keer sneller dan de achterblijvers (laggards) in de branche).
• Een gemiddelde van .6 dagen (4,8 uur) om een verandering of aanpassing door te voeren aan een bestaand BI rapport of analyse versus 3,2 dagen gemiddeld in de branche en 7,9 dagen geldend onder de laggards.

Wat zijn de sleutels tot succes voor deze Best-in-Class bedrijven? Aberdeen’s onderzoek heeft hiervoor 2 karakteristieken gevonden.
Best-in-Class bedrijven:

• Zijn 191 % meer geneigd om data opschoontools te gebruiken als onderdeel van hun back-end data management. Werken met opgeschoonde data helpt om veelvoorkomende implementatieproblemen te verminderen. Veel bedrijven ondervinden dat het falen van projecten wordt veroorzaakt door ‘vervuilde data’ dat vervolgens resulteert in gebrek aan vertrouwen in de opgeleverde informatie en –onvermijdelijk- minder acceptatie bij de eindgebruikers.
• Zijn 160% meer geneigd om BI tools te integreren met bestaande bedrijfsapplicaties (bijv. ERP en CRM oplossingen). Het onderzoek van Aberdeen toont aan dat dit een belangrijke stap is om BI meer algemeen geaccepteerd te krijgen binnen een organisatie. Dit is een belangrijke uitkomst voor bedrijven die een BI cultuur willen verkrijgen om intuïtieve beslissingen te vervangen door acties gebaseerd op BI data.

David Hatch, vice-president en groepsdirecteur bij Aberdeen alsook de auteur van het rapport, verduidelijkt dat ‘ondanks dat er minder fulltime medewerkers (FTE’s) nodig zijn om de inzet van BI te ondersteunen, zijn de Best-in-Class bedrijven toch in staat om hun BI projecten af te ronden, van begin tot eind, zowel binnen budget en binnen de verwachte tijdspan. Daarnaast leveren zij ook BI mogelijkheden aan meer bedrijfsgebruikers dan hun concurrenten. Het rapport duikt diep in de specifieke acties en mogelijkheden die Best-in-Class bedrijven benutten om dit resultaat te bereiken.

Het rapport stelt dat ‘tot voor kort werd BI hoofdzakelijk ingezet door managers, business analisten en C-level leidinggevenden als een tool om beter inzicht te krijgen in het bedrijfsresultaat, in trends en in standaard rapportages.’ De huidige turbulente economie heeft dat veranderd. ‘BI wordt nu gezien als een mogelijke impact op operationele resultaten, vooral in deze economie. Omdat bedrijven blijven zien dat hun resultaat verlaagd wordt door nieuwe business initiatieven zullen zij hun inzicht moeten verbeteren alsook hun vermogen om hun bestaande klanten beter te bedienen om te kunnen overleven.’ Aberdeen heeft 4 metrieken ontwikkeld om BI resultaten te meten: binnen budget opleveren van BI projecten, kosten per gebruiker van BI applicaties, oplevertijd van BI projecten en het vermogen om in te spelen op veranderingen (de tijd die nodig is om een verandering in een bestaand BI rapport door te voeren).

Hoe kunnen Best-in-Class zulke geweldige resultaten neerzetten? ‘De strategische aanpak die Best-in-Class ondernemingen kiezen om hun organisaties en middelen op te lijnen om hun BI-kosten te managen zijn talrijk’, ziet Hatch, en communicatie hierin is cruciaal. ‘Bovenaan de lijst staat een initiatief om de eisen en wensen van eindgebruikers inzichtelijk te maken. Best-in-Class ondernemingen zijn 28% meer geneigd om eindgebruikers omtrent hun specifieke eisen en wensen voor BI toegankelijkheid en gebruik officieel te gaan interviewen. Goed begrip en inzicht te krijgen in de wensen van eindgebruikers is doorslaggevend bij het bepalen van het toegangsniveau en de mogelijkheid om het binnen de gehele organisatie in te zetten.’ Hij merkt op dat bedrijven vaak een BI tool kopen nadat deze door IT en afdelingshoofden is beoordeeld. Als de acceptatiegraad vervolgens laag is, blijkt bij post-implementatie interviews dat eindgebruikers de tool helemaal niet gebruiksvriendelijk vinden.

Het starten van een BI-project is ook lastig; onderzoek over de afgelopen 18 maanden bij meer dan 6.000 bedrijven toont aan dat data integratie moeilijkheden de kern van de problemen vormen. Best-in-Class ondernemingen zijn veel beter in staat om data te integreren dan hun concurrenten. Andere belangrijke succesfactoren uit het rapport zijn: training van eindgebruikers, investeringen in back-end tools en service.

Hatch waarschuwt dat ‘er geen snelle routes te vinden zijn om echte ROI’s bij BI investeringen vast te stellen. Best-in-Class bedrijven die voor dit rapport zijn geïnterviewd geven nadrukkelijk aan dat tenzij er een grondige en formele aanpak wordt ontwikkeld om de metrieken, bedrijfsreglementen en rapportage/analytische eisen te definiëren er weinig zicht is op snelle of zelfs volledige ROI. Ondervraagden zeiden ook dat ze eerder geneigd zijn om een tijdelijk cross-functional team in te zetten aan het begin van BI-projecten, dat vervolgens ontbonden wordt als het project afgerond is en de resultaten benut worden. ‘Dit geeft ook enig inzicht waarom Best-in-Class bedrijven beter in staat zijn deze efficiëntieslag te maken terwijl ze op hun projecten minder FTE’s hoeven in te zetten.’ 


Door James E. Powell (Bron: : http://www.tdwi.org/News/display.aspx?ID=9441)